Jedes Unternehmen kommuniziert täglich vielfach entweder schriftlich (Brief, Fax, E-Mail) oder telefonisch mit Ihren Kunden. Beide Eingangskanäle (Schrift und Telefonie) gilt es nun effizient und professionell zu bedienen.
Daraus ergeben sich zwei Aufgaben:
1. Posteingang und -ausgang per Brief, Fax oder E-Mail
Durch den täglichen Posteingang und -ausgang fällt eine große Anzahl von Dokumenten an. Jedes eingehende Dokument muss nun schnell und einfach an den richtigen Mitarbeiter zur Bearbeitung verteilt und wie der Postausgang sicher archiviert werden.
2. Anrufer
Der Kunde wird sein Anliegen nicht nur schriftlich sondern
auch telefonisch kundtun.
Dadurch entsteht auch hier die Notwendigkeit, den Anrufer schnell und einfach
mit dem richtigen Mitarbeiter zu verbinden.
Die Frage die sich nun stellt ist: Wie regle ich effizient und zuverlässig beide Eingangskanäle mit einem System?
Die Antwort:
Mit point haben Sie sofort den kompletten Posteingang und -ausgang bei gleichzeitiger Regelung aller Telefonanrufe im Griff!
Modularer Aufbau:
point - Module im Überblick
Modul 1 - das point Archiv (point.dms)
regelt und archiviert den kompletten Posteingang und -ausgang.
Alle Dokumente (Briefe, Faxe, E-Mails) werden erfasst und gleichzeitig systematisch in Kundenakten archiviert. Somit entgeht Ihnen kein Schriftstück. Durch die Historie wissen Sie immer, wer, wann, was geschrieben hat.
Modul 2 - die Point Dokumentenverteilung (point.dfs)
regelt und organisiert voll automatisch die Verteilung aller Schriftstücke
innerhalb des Unternehmens.
Der komplette Posteingang wird mittels point den richtigen Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt zur Bearbeitung elektronisch zugestellt. Alle Funktionen wie die Verteilung nach vorgegebenen Regeln, Weiterleitung, Wiedervorlage, Archivierung, Recherche, und Kennzahlen, sind selbstverständlich enthalten.
Modul 3 - das point Work-Balance-Center (point.wbs)
verbindet Ihre Telefonanlage mit der Point Dokumentenverteilung.
Das WBS verteilt intelligent alle Anrufe und Dokumente an die richtigen Mitarbeiter immer dann, wenn er gerade seine Tätigkeit beendet hat. Somit regeln Sie nicht nur den kompletten Posteingang sondern auch alle eingehenden Gespräche voll automatisch.
Funktionsbild: Zusammenspiel aller Module
Vorteile beim Einsatz aller Module:
· Gesicherte Anrufer und Dokumentenverteilung
· Überbrückung anrufschwacher Zeiten
· Effiziente Ablage und Verteilung der Dokumente
· Kennzahlen zur Steuerung und Controlling
· Steigerung der Produktivität
Flexibler Einsatz der Module:
Sie können die Module je nach Anforderung auch einzeln
benutzen.
Beispiel: Sie wollen nur eine Dokumenten / Aktenverwaltung (point.dms) mit einer
geregelten Verteilung (point.dfs) im Unternehmen ohne Ansteuerung einer Telefonanlage
(point.wbs)? Dann ordern Sie einfach point.dms mit point.dfs.
Eine detaillierte Projektbeschreibung zum Einsatz von Point
im Servicecenter können Sie hier downloaden: