Anforderungen an ein DMS (Dokumenten Management System)

 

Papier verwalten allein reicht nicht mehr!

Das Archivgut der Firmen (Pläne, Schriftgut, Dokumente) wird oftmals in unzähligen Privatarchiven entweder in Papierform oder als Mikrofilm, gescannt oder als digitale Daten auf den unterschiedlichsten Medien aufbewahrt. Komplexe Anforderungen und eine wirtschaftliche Betrachtungsweise zwingen zum Umdenken. Papier nur zu verwalten reicht heutzutage nicht mehr aus. Wir haben uns auf die systemneutrale Einführung von DMS (=Dokumenten Management Service) spezialisiert.

Eine zentrale Datenhaltung und der sich daraus ergebende Informationsfluss waren bis vor ein paar Jahren als nicht notwendig bzw. als sinnlose Investition eingestuft worden. Der einzige Vorteil lag anscheinend nur in der Kostenreduktion durch weniger Archivraum. Heutzutage denken immer mehr Firmen um. Sie erkennen den enormen wirtschaftlichen Vorteil eines gut organisierten DMS. Fachleute schätzen, dass Angestellte im Durchschnitt 60% der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbringen. Etwa 40 Prozent dieser Arbeitszeit wird damit verbracht, Informationen in Dokumenten zu suchen oder auf die Ergebnisse von Recherche-Aufträgen zu warten. Hier entsteht ein Schaden in unvorstellbarer Höhe.
Heute kann eine fertige Planung hunderte von einzelnen CAD-Zeichnungen, technische Informationen oder kaufmännische Unterlagen umfassen, auf die unter Umständen weltweit digital zugegriffen werden muss. Es besteht die Aufgabe, all diese Dokumente zu organisieren und aktuell zu halten. Es gibt dafür zwar mit Sicherheit gewachsene Ordnungssysteme, die aber nie das Problem wirklich gelöst haben. Das Problem: Zu viele Informationen in zu vielen Fassungen und Formen, auf die zu viele Menschen zugreifen wollen.

Forderungen an ein digitales Dokumenten-Management-System (DMS):

Ziel eines DMS ist es, die richtigen Dokumente, ob technischer oder kaufmännischer Herkunft, zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort aufwandsminimiert den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Kriterien zur Beurteilung eines DMS:

  • Leicht zu bedienen und auch von DV-Laien einsetzbar
  • Über 24 Stunden, an 365 Tagen im Jahr verfügbar
  • Alles mittels "einem Systems" zu erledigen (Archivierung bis Ausdruck)
  • Reduzierung der Zeiten zur Informationsbeschaffung
  • Möglichst in allen Organisationsbereichen einsetzbar / verfügbar
  • Gutes Antwort / Zeit-Verhalten auch bei umfangreichen Dokumenten
  • Entlastung der Mitarbeiter vom lästigen Papierkram
  • Kein zusätzliches Personal für die Systembedienung und Administration
  • Dokumente müssen individuell zu schützen sein
  • Standardisierte Vorgänge werden durch ein Workflow-System geregelt
  • Anbindung an bereits verwendeten Datenbanken (z.B. SAP)
  • Zugriff auch über WEB
  • Einbindung der Bereiche Office und Technik.

Vorteile durch ein DMS:

  • Informationen stehen jederzeit umfassend und geordnet zur Verfügung
  • Know-how-Transfer unter den Mitarbeitern wird sichergestellt
  • Bessere Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben (Produkt- und Umwelthaftungsgesetz, DIN/ISO oder ähnliche Zertifizierung)
  • Reduzierung der Zeit zur Informationsbeschaffung
  • Reduzierung von benötigten Archiv- und Lagerflächen
  • Erhalt und Verbesserung der vorhandenen Dokumentenqualität
  • Verbesserung der Grundlage für flexible und zeitnahe Reaktionen
  • Verbesserung der Kommunikation mit den Auftragnehmern
  • Der "Papierkram" wird weniger
  • Daten können vollständig gegen Umweltschäden gesichert werden (z.B. bei Brand)
  • Steuersicher archiviert im Falle einer Betriebsprüfung

Fazit:

  • Alle technischen und kaufmännischen Dokumente werden auf logische und strukturierte Art erfasst
  • Man findet sofort die korrekte und aktuelle Fassung jedes Dokuments
  • Räumlich getrennte Mitarbeiter, Zulieferer oder Kunden lassen sich via Internet in die Projekte einbeziehen
  • Wichtige Konstruktionsdaten können abgelegt und diese mit Auto-CAD, Microsoft Office oder einem Web-Browser jederzeit bearbeitet werden
  • Die individuelle Historie von Zeichnungen oder kaufmännischen Unterlagen ist sofort erkennbar und man hat die perfekte Kontrolle, wer die Daten einsieht, herauszieht oder Änderungen vornimmt bzw. vorgenommen hat.

 

 

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