Point – für Großunternehmen

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Point – die perfekte und bewährte DMS-Lösung für alle Großunternehmen.

Dazu gehören Energieversorger, Service-Center, Versicherungen….. Kurzum alle Unternehmen die täglich eine sehr große Anzahl an Dokumenten durch viele Mitarbeiter zu bewältigen haben.

Beispielzahlen aus aktuellen Projekten:
Im produktivem System befinden sich über 6 Millionen Dokumente an dem über 500 Mitarbeiter arbeiten.

Aufgabenstellung:

Jedes Unternehmen kommuniziert täglich vielfach entweder schriftlich (Brief, Fax, E-Mail) oder telefonisch mit Ihren Kunden. Beide Eingangskanäle (Schrift und Telefonie) gilt es nun effizient und professionell zu bedienen.
Daraus ergeben sich zwei Aufgaben:

Aufgabe 1: Posteingang und -ausgang per Brief, Fax oder E-Mail

Durch den täglichen Postein -und ausgang fällt eine große Anzahl von Dokumenten an. Jedes eingehende Dokument muss nach festen Regeln schnell und nachweisbar dokumentiert an den richtigen Mitarbeiter zur Bearbeitung zugestellt und sicher archiviert werden.

Aufgabe 2. Eingehende Telefongespräche über eine ACD

Der Kunde wird Ihnen sein Anliegen nicht nur schriftlich sondern auch telefonisch mitteilen. Dadurch entsteht auch hier die Notwendigkeit, den Anrufer schnell mit dem richtigen Mitarbeiter zu verbinden.

Das Konzept:

Beide Kanäle, Schrift und Telefonie“ werden über Point verbunden. Somit bekommen Ihre Mitarbeiter nach festen Regeln automatisch entweder die für sie bestimmten Dokumente oder Anrufe zur Bearbeitung zugestellt.
Über Schnittstellen (z.B. zu SAP, WorkFlow-Systeme, Mailsysteme, Telefonanlagen wie Siemens, WBE, Aspect, Shortel etc) werden alle notwendigen Daten zur Bearbeitung bereitgestellt.

Flexibler Einsatz der Module:

Sie können die Module je nach Anforderung auch einzeln benutzen, wenn Sie beispielsweise nur die Dokumenten / Aktenverwaltung mit einer geregelten Verteilung ohne Ansteuerung einer Telefonanlage im Unternehmen betreiben wollen?

point modulepoint - Module im Überblick

Modul 1 – Point Dokumenten –und Aktenverwaltung
regelt und archiviert den kompletten Postein - und ausgang.
Alle Dokumente (Briefe, Faxe, E-Mails) werden erfasst und gleichzeitig systematisch in Kundenakten archiviert. Somit entgeht Ihnen kein Schriftstück. Durch die Historie wissen Sie immer, wer, wann, was geschrieben hat.

Modul 2 - Point Dokumentenverteilung
regelt und organisiert voll automatisch die Verteilung aller Schriftstücke innerhalb des Unternehmens.
Der komplette Posteingang wird mittels point den richtigen Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt zur Bearbeitung elektronisch zugestellt. Alle Funktionen wie die Verteilung nach vorgegebenen Regeln, Weiterleitung, Wiedervorlage, Archivierung, Recherche, und Kennzahlen, sind selbstverständlich enthalten.

Modul 3 – Point ACD-Steuerung über das point Work-Balance-Center (point.wbs)

verbindet Ihre Telefonanlage mit der Point Dokumentenverteilung.
Das WBS verteilt intelligent alle Anrufe und Dokumente an die richtigen Mitarbeiter immer dann, wenn er gerade seine Tätigkeit beendet hat. Somit regeln Sie nicht nur den kompletten Posteingang sondern auch alle eingehenden Gespräche voll automatisch.

point funktionsschaltbild

Vorteile beim Einsatz aller Module:

  • Gesicherte Anrufer und Dokumentenverteilung
  • Überbrückung anrufschwacher Zeiten
  • Effiziente Ablage und Verteilung der Dokumente
  • Kennzahlen zur Steuerung und Controlling
  • Steigerung der Produktivität

Eine detaillierte Produktbeschreibung können Sie hier als PDF downloaden

 

 

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